細切れタスク
2016年 04月 16日
前回のブログでは大きな問題解決のための調査を行っていると書きましたが、もう一つ悩んでいることがあります。
私の持っている「細切れタスク」の数がかなり肥大してきて、意識の外に追いやることができない、というものです。
「タスク」とは「仕事」とか「課題」などを意味することばです。
ですので「細切れタスク」とは、「小さな仕事」というような意味になりますが、私は、現在メインでない緊急度の低い、ないし、重要度の低い、大小様々な仕事を、一日の一定時間を確保し、そこで計画的に消化していくものをそう呼んでいます。
たとえば私達の部署で今抱えている細切れタスクというと、
1. 次回のサーバーレンタル費用を3ヶ月後に支払う
2. 社内全PCのWindows10へのアップデートを7月までに行う
3. 期限はないけれど賃貸館サイトのプログラムの書き直しを行う
こんなものがあります。
なぜ「一日の一定時間を確保し、そこで計画的に消化していく」のかという疑問を持たれるかもしれません。
それについては、こういう事情があります。
「1.」は、ちょっとした事務作業ですが、レンタル費用を支払わないと、サイトがいきなり見れなくなってしまう点で絶対失敗できない重要度のある仕事です。といいつつ期限は今すぐではないので緊急度は高くありません。
ただ、期限の把握を怠り、数日後に期限を迎えることが分かったとなると、一気に経理処理の依頼を出したりと、緊急度が最高になります。
「2.」は、Windows OSを無料で10にアップデートできるので全社で行おうというものですが、期限の7月までに対応をすませる必要があります。
入れなくても構わないので重要度としてはそれほど高いものではありませんが、実施する場合もすぐという緊急性はないものの、
・アップデートに必要な事前調査
・テスト
・60台もの全社のコンピュータをアップデートするために必要なスケジューリング
・実際の作業
などのまとまった分量の作業をあらかじめ準備したり、実際進めていく必要があり、メインタスクの合間に計画的に対処していく必要があります。
「3.」は、賃貸館サイトで動いているプログラムコードは現時点では特に問題はないのですが、今後機能追加などをする場合は明らかに問題が発生するような書き方を当時せざるを得なかった箇所があります。
期限はないものの機能追加は必ずあるはずなので、時期を見て書き直し備える必要があります。
これは現時点では緊急度も重要度も高くありません。ただ機能追加がいつ必要になるかはわかりません。必要になった途端に書き直しの分量は結構な範囲に及ぶので、メインタスクを脅かすようなものになり、緊急度、重要度が一気に最高になります。
といった具合に、細切れタスクは今真っ先に取り掛かる必要がありません。また私たちは常にメインとなるタスクに集中しています。ですので、細切れになりそうなタスクは、「今度でいいか」と無計画に後回しにしてしまいがちになります。
メインタスクへの注力にばかり「かまけている」と、いずれある細切れタスクの緊急度・重要度が最高になり、メインタスクを脅かすくらいにまで大きく炎上し、業務を停滞させてしまうことになります。
そうならないためにも、こうしたタスクを日々着実に効率的につぶしておきたいということです。
さて、私の細切れタスクを先日数えてみると、40ほどになりました。ここまでくるともうさばくことができません。タスクのリストを見るのも嫌になり、見なくても常に意識に残ることになり、メインタスクを行っている際も、気になってくる状態になってきます。
ということで、現時点で「本当に実施しないといけないものは何か」の観点で、検討しなおし最低限のものだけ細切れタスクのリストに残すことにしました。残りは必要かもしれないけれどどうせ後回しにしてしまうのだから、と一旦タスクのリストから外してしまうことにしました。
こうした細切れタスクへの対処法なのですが、
・ほんとうに必要なのかときどき検討する
・メイン業務が忙しくとも一定の時間を「確実に」毎日確保し対応する
・重要度・緊急度が高くなるリミットを定期的に確認する
ことだと考えています。
まさに、「言うは易し」です…。
それでは、このくらいで。
by chintaikanfc
| 2016-04-16 18:21
| 社内