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by chintaikanfc

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コピペ文章術

情報システムの及川です。


今回は「コピペ文章術」という題で書いてみたいと思います。

まずは、これは何を指しているのかの説明が必要だと思っています。



▼そもそも「コピペ」とは?

「コピペ」というのはご存知な方も多いと思いますが、念のため説明
してみると、コンピュータで文字などを繰り返し入力したい場合に使用する、
「コピー・アンド・ペースト(複製して貼り付け)」という一連の機能を指します。

■参照
【動画HowTo】「コピペ」とは?
http://www.youtube.com/watch?v=-iMqACRKd9c




▼「コピペ文章失敗術」

そこに「文章術」ということばがつくと、一体どういうことを指すのか?

「コピペ文章術」とは簡単には、効率化のために、
コピー・アンド・ペーストで文章を作成することといえるでしょうか。

ただここでは、コピー・アンド・ペーストで文章を書く場合は、
こういう便利なテクニックがある、という積極的な意味のものよりは、
こういう「とほほ」な失敗がよくあるので、気をつけましょう
ということを挙げたいと思います。


つまりは「コピペ文章失敗術」とでもなるでしょうか。


これ以降はコピー・アンド・ペーストは長いので「コピペ」と略したいと思います。
略語がお好きでない方はご容赦を。



▼結論: 「よく読みましょう」で終わってしまいますが...。

まずは結論から。

よく書いた文章を読んでから相手に送りましょう。
ただそれだけで、すべては解決します。

ただし、速度の求められるビジネスの現場などでは、
相手とのコンセンサスができていれば、タイプミス、
コピペミス、正確でない表現よりは、速度を求められて
ご愛嬌と許されることも往々にあると思います。

そこはバランスで行きましょう、ということでしょうか。




▼コピペ道: それは速度への愛、ものぐさへの憧れ

コピペは非常に強力な機能です。

これを利用しない人間は、コンピュータを使う価値が
ないと暴論を吐いてしまっても、許されるんじゃないか
とさえ思います。

文章を書いている際、手馴れてくれば、マウスで文字を選択し
右クリックして「コピー」、貼り付けたいところで「貼り付け」、
としなくてもキーボードのみの操作ですばやくコピペもできます。

たとえば以下のような手順です。

・コピーしたい文字を「 Shift 」キー + カーソルで選択
・「 Ctrl 」キー + 「 c 」キー同時押しで「コピー」
・貼り付け場所にカーソルキーで移動
・貼り付けたい場所で「 Ctrl 」キー + 「 v 」キーで「貼り付け」


という具合です。

これを「キーボード・ショートカット」と世間では呼ぶようです。

これを覚えてくれば、色んな所でコピペをして、効率という
名のものぐさをどんどんし始めます。
略語と同じようにです。



▼事例: ビジネスメールに見るとほほなコピペたち初級編

さてビジネス文書は、友人、恋人等親しい人へのメールより、
より儀礼的画一的でしかもスピードが求められる文体と呼ばれます。

例えば、下のような文章の書き出しなどは、ビジネスマンは
嫌というほど書き慣れたものだと思いますし、これを毎回
書くのは飽々していると思います。



○×不動産
鈴木一郎 様

ルークスター及川です。
お世話になっております。



そこで、コピペです。





ルークスター及川です。
お世話になっております。



というひな形を作っておき、
入力システムの辞書に登録するなり、
自分のメモのストックをすぐ開けるようにしておいて、
この語句をコピーして使う、など色々な方法があると思います。

ここでコピペの得意な、でも少しそそっかしい
新入社員などがよくやるトホホコピペ術は、



鈴木一郎 様

ルークスター及川です。
お世話になっております。



などでしょうか。

会社名を忘れてしまいました。
これは許されると思います。

もしくは



○×不動産
鈴木一郎

ルークスター及川です。
お世話になっております。



「様」をわすれてしまいました。

コピペの際に間違って消してしまったのでしょう。
「何様だ」な書き始めとなっています。

鈴木さんが穏便な方でなくても、まあ許されると思いますが、
無事に済むことを願わずにいられません。

このコピペのひな形が下のように社内用に
用意されている場合もあります。



情報システム及川です。
お疲れ様です。



これを使った、コピペ文章失敗術はというと、



山田マネージャー

情報システム及川です。
お疲れ様です。



一見何も問題無いように思えます。

ただ、この山田マネージャーが
自分の部署の上司であればどうでしょうか?


間違ってはいないといえるかもしれませんが、
自分の部署の上司に対して、自分の部署を
入れると不自然になります。

山田マネージャーに私は機械的な態度を
崩したくない何かしらの思いがるのでしょうか。



▼コピペミスのパターンがある!

これまでシンプルな例を挙げてきましたが、
本質的ないくつかのパターンが出てきていると思います。


基本的にはコピペの手順的な間違いは
下のパターンしかないはずです。


・語句をコピーする際、選択位置を間違ってしまう
・語句をペーストする際、貼り付け位置を間違ってしまう



それを意味の視点で見ると、下のような違いが別にあるでしょうか。


1. 語句上の選択が適切でなくことば自体が成立しないコピペミス
2. 段落等の意味のまとまりが適切でなく文脈に違和感が生じるコピペミス



上で挙げているのは、すべて「2. 」のコピペミスだと思います。

「1. 」は挙げることもないかと思いますが、
このひな形の例だと



山田マネージャー

報システム及川です。
お疲れ様です。



「情報」の「情」の字が取れてしまっています。
外部の人間が受け取った場合、新聞などの
報道システムを扱う会社名かな?と思うかもしれません。



▼「送ってしまったああああああ」覆水盆に返らず

ここまでは比較的単純な例ですが、
コピペは当然、大きな文章のコピーなどに特に威力を発揮します。

つまり、そこでのコピペミスは結講な痛手になります。

クライアントとの重要なやり取りで、メールを送信した後に、
それに気づいた時などの絶望感は、推し量るものがあります。

送ってミスにすぐ気づいた場合などは、本当に時間を止めたくなるか
あるはずもない送信停止ボタンを探したりします。

コピペは簡単に行うことができますが、その分、文章の文脈を
気にせずに機械的に貼り付けができることで、
文意を破壊しやすくなるようです。


同じだからと思いコピペした文章を見返すと、
その前後の微妙な文意のずれが、大きな意味の違いを
生んでいたということはよくあります。



▼改めて結論: できることは、簡単。読み返そう!

・完成した文章をできるだけ最初から最後まで読んでみる
・できれば声を出して読んでみる


これだけで、とほほな文章多くが救われるはずです。
過去の自分にいってやりたいです。


この文章にコピペミスがないことを祈って。



それでは。
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by chintaikanfc | 2013-05-24 20:25 | プライベート

美味しさの体験

情報システムの及川です。


▼機内食の味は料理人だけでは改善できない?

社内の朝礼で航空機の機内食を改善する料理人
扱ったテレビ番組が興味深かったという話題が出ました。

うる覚えなのですが、美味しくないと定評のある機内食を
どうにか美味しくしようと料理人が奮闘するものの様々な
苦難に遭遇するという話だったと思います。



▼料理人は料理の最重要な人間ではない?

当たり前の話だとは思うのですが、料理に関しては
料理人は最も重要な役割を持つ人間であると思います。

ただ、機内食という食空間では、思ったより
料理人は最重要とはいえない
かもしれません。



▼人工的になった食空間

機内食だけに限らず現代では、料理した人間とそれを
食べる人間が直接顔を突き合わせる空間自体が稀に
なっていることもそれほど珍しくありません。

そこでは、人工的に食空間を成立させるために
必要な様々な役割が関係者に求められている
ような気がします。



▼色々な専門家が料理を分担する

料理人は当然最高の料理を目指すはずですが、
そうした現代的な食空間に、作ったばかりの料理を
そのまま出すことができず、与えられた制約の中で
工夫を求められます。

場合によっては、料理人の想像に負えない分野の知識が
必要になり
、その専門家や専門家を橋渡しするコーディネーターや
コーディネート自体を専門にしたディレクターやプロデューサーといった
人間が出てきているのではないでしょうか。



▼航空機の場合は?

航空機の場合だと、たとえばエコノミー席だと座席が狭く食べにくいので
それを工夫する人間工学に秀でた座席の設計者だったり、
一番美味しい状況を作り出すフードコーディネーターだったり
するのかもしれません。

別で読んだもので、航空機の料理を不味くする原因に
航行する航空機の発するノイズがあるというものもありました。
これを改善するにはどういった専門家が関わる必要が
あるのでしょうか。



▼まとめ的なもの

ここにあるのは、食事を提供するという行為は、
チームで作り上げる必要があるのかもしれない、ということです。

このこと自体は、別に新しいことではなく、たとえば料亭の
ような存在を考えると自然なことと思えます。

ただ現在はより状況も技術も高度化複雑化し専門的な
知識も必要になってきているということと、それだけでなく、

お客様が食事を最も美味しいと思える体験を引き出すことを
目標に据えて、専門家がその隙間を埋めるように手を組んで
仕事に当たる必要がある
、ということでしょうか。


皆さんはどう考えるでしょうか?


それではこのくらいで。
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by chintaikanfc | 2013-05-10 20:59 | プライベート
お疲れ様です。
情報システムの田中です。

前回は「パスワードの意義と効果的な作り方」について書きました。
今回は「パスワードの運用と管理方法」についてです。

▼パスワードの使い回しはしていい?
複数のサービス全てのパスワードが違うと、覚えられないし面倒ですよね。
私もいくつか共通のパスワードにしていました。

でもこれ、よくないんです。
というのも、芋づる式に被害に遭ってしまう可能性があるからです。
例えば、無料サービスへで盗まれたパスワードによって、有料サービスを悪用される危険性があります。

意図的にサービスをまたいで共通のアカウントにしている方は、パスワードは個別に設定するように気をつけてください。
特にSNS系はアカウント名で検索すると沢山出てくるので危険です。


▼複数のパスワードを管理する方法はあるの?
複数のパスワードを覚えるのは大変ですよね。
思いついた記録方法をいくつか書いてみます。

▽紙に書く
紛らわしいアルファベット、数字や記号はフリガナ等をつけるとわかりやすいです。
例えば

・「O(大 オー)」と「0(零)」
・「l(小 エル)」と「1(一)」
・「z(小 ゼット)」と「2(ニ)」

などとするのはいかがでしょうか。
自分用にはもちろん、他の人にメモで渡すときにも書いていると親切です。

▽メモ帳やexcelなどのローカルアプリに記録
コピー&ペーストができるので、入力を簡易にできます。
ファイルを開くときにパスワードを求めるよう設定できればなおよいです。

▽ID・パスワードを管理してくれる専用のソフトを使う
設定するのが少し手間ではありますが、次回以降はワンクリックでIDとパスワードを入力できたり、パスワードを自動で生成してくれます。
セキュリティ面でも強固になりますので、使いこなせると一番楽になるでしょう。
以下に続きます。


▼ID・パスワードを管理してくれるソフトいろいろ

▽無料ソフト
まず、手軽に使える無料ソフトを紹介します。

●ID Manager
USBでの持ち運びや違う環境へのデータ移行がスムーズです。

●RoboForm
10個まで無料で登録できます。ブックマーク登録、メモやアドレス帳機能も備えています。

●KeePass Password Safe
用途ごとにフォルダ分けして管理することができます。高度なセキュリティが特徴です。

詳細はこちら

▽有料ソフト
iPhoneで使えるアプリもあります。

●1Password
ID、パスワード情報をDropboxに保存して他の端末でも使うことができます。

詳細はこちら


▼管理に気をつけること

▽定期的にパスワードの棚卸し
どんなアカウントを使用しているのかを把握しましょう。
定期的にパスワードを更新したり、使わないアカウントは削除するとリスクを減らせます。

▽マルウェア対策
保存されたパスワードから情報を盗むマルウェアも存在します。
手入力の場合は面倒になるのですが、ブラウザで入力したパスワードを保存しない設定に変更することをオススメします。
感染予防として、OSやアプリケーションのアップデートは必ず行い、脆弱性の対策をしましょう。

▽いつも使うPC外から流出
実は、パスワードの流出はいつも使うPCだけの問題とも限らないのです。
例えば・・・

●周りの人が盗み見
IDとパスワードをメモした付箋や紙の切れ端を机の上に広げっぱなしにしたり、モニターに貼りつけていませんか?
もし悪意のある人に見られたらコッソリログインされてしまうかもしれません。
目が良い人なら、キーボードのどのキーを叩いているかを見ればわかってしまいます。

●個人アカウントの設定を他の人に依頼する
設定の方法がわからなかったから助かった。ありがとう!
・・・までは良いのですが、その後パスワードを変更していますか?
後々自分のアカウントに不審な動きがあったとき、設定してくれた人を疑わないで済みます。

●公共施設など不特定多数が利用するPCで入力
うっかりログアウトをしわすれたり、ブラウザに記録させてしまうと、次に使用する人が悪用するかもしれません。

などです。


これらをやっておけば・知っておけば絶対安心というわけではありませんが、少しはパスワードの運用・管理がうまくいくと思います。
「風邪予防の手洗いうがい」と考えればわかりやすいでしょうか。
もし、取り入れられそうなものがありましたら是非試してみてください。
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by chintaikanfc | 2013-05-04 08:16