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by chintaikanfc

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概要
1月に導入した社内システムについての3回目です。今回は案件の反省点について書いています。

情報システムの及川です。

1月に導入した社内システムが思いの外大変だったという話の3回目です。

さて今回は、導入後の反省点を書きたいと思います。
正直色々とあったのですが、その中でも、

・打ち合わせで基本的なことを漏らしていた
・調査で漏れを生んでいた

など、コミュニケーションにまつわる部分です。



▼打ち合わせで基本的なことを漏らしていた

今回も何度も打ち合わせを行ったのですが、その中で私はいくつかミスをしました。

・ステークホルダーをできるだけ複数にしないか一同に会する努力を怠った
・議事録を取ることで安心してコンセンサスを明確に取る手間を怠った
・要望の重要度について確認し忘れた

結果的にはすべて問題にならずに済みました。
ですが時間を浪費したり、次回の課題にせざるを得なかったりなどの影響が出ました。


■ステークホルダーをできるだけ複数にしないか一同に会する努力を怠った

「ステークホルダー」とは「利害関係者」という意味になるでしょうか。

案件を進める際打ち合わせをする各部署の担当者といっていいと思います。

この担当者の数が増えるほど部署間の要望の調整が難航することになりやすいといわれます。

ですので担当者を一本化するか、要望の調整に時間差が生まれないよう、打ち合わせは可能な限り一同に会して行うようにしたほうがよいと思っています。

ですが、小さな確認事項だからとそれを行うのも気が引け、メールや電話で個々に問合せをすることがままありました。

こういう場合には意見を一挙に見ることができるSNSの利用などがよかったと思っています。


■議事録を取ることで安心してコンセンサスを明確に取る手間を怠った

私は基本打ち合わせの際、いつまでに誰が何をするのかを明記する議事録を書くようにしています。

・言った言わないの問題を減らせる
・単なる世間話でなく具体的な行動を起こさせることができる

などの理由からです。

ですがそれを作ることで満足してしまっていました。

書いていたことについて、書いていたっけ?というような話に何度かなりました。
書くだけで満足せずきちんと打ち合わせ最後や次回の打ち合わせの際などに改めてコンセンサスを取るべきでした。


■要望の重要度について確認し忘れた

案件発生の際に出た要望は重要であるのは当然ですが、中には「A社の~ような」というあくまでの参考のことも多く、聞き取り調査でそのの重要さを見極めることが必要です。

今回は、PDFを「A4の縦で印刷できるようにする」という要望の重要度の確認について私はすっかり抜かしていました。

要望のあった担当者から、これが最も重要だったのに、という指摘を受けかなり焦りました。



▼調査で漏れを生んでいた

基本的な要望を聞いた上で、実際現状の業務フローなどの調査を行いますが、その時点で

・これまで行っていたことを省く「無駄」の影響を軽視していた
・全体の視点で聞き取りを漏らしていた

などのミスをしました。


■これまで行っていたことを省く「無駄」の影響を軽視していた

結構これは大きな問題でした。

「煩わしい電話応対がなくなることはいいことばかりだ」とプラス面についてだけ考えてマイナス面をそれほど重要視していませんでした。

これは私の方法論が恣意的だったことを意味します。

調査のための方法論がありそれを一様に適用できていればそうした問題も検討していたでしょう。

これについてはとある営業スタッフとの何気ない話の中で出た意見でしたので、実際要望が高ければ対応を次のフェーズにでも検討したいと思っています。


■全体の視点で聞き取りを漏らしていた

今回は、ステークホルダーとなる各部署の担当責任者との打ち合わせだけでなく、実際業務で直接関係する営業スタッフも可能なところで聞いて回るようしました。

その中で、規模はそれほど大きくないものの他部署とは業務の性質が異なるある部署がありました。

ここには当然話を聞き反映させるつもりが、聞き取りだけしどのように全体に組み込むかを案件の後半まで置きにしていまい、結果最終の仕組み案検討の際、それがもとで問題になりました。

原因としては、打ち合わせでステークホルダー全員が重要に考えていなさそうであったことをそのまま受け容れてしまい、その割には意見調整の大変さ故に、省こうとしてしまったことだと考えています。

いくらステークホルダーが違う意見だったとしても、それはその状況を把握できていないことによることも多く、より客観的な調査を行うことで当事者よりその状況を知ることができる場合があります。

その場合は尻込みすること無く積極的に提言が必要なのでしょう。



▼凹んできました

こう挙げてみるとダメダメですね。
凹んできました。

この教訓は、コミュニケーションの部分に関わるところで、完全な解決は難しいところかもしれませんが、なんとか活かしていきたいと思っています。

そのためにも、このブログで書いた内容は、次回以降のチェックリストに含めたいと思います。

それでは。




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by chintaikanfc | 2015-03-25 08:39 | システム
概要
1月に導入した社内システムが思いの外大変だったという話の続きです。もう少し詳細に書いています。


情報システムの及川です。

1月に導入した社内システムが思いの外大変だったという話の続きです。

プログラムをほとんど書かないプロジェクトにも関わらず何故大変だったのかですが、

・ウェブシステムでないことで問題解決が複雑になった
・私が今回主に使用するExcelやPDFの操作に習熟していなかった
・スタッフの行う日々の業務の流れの中でこれらのツールを連携させた使い方をかなり具体的に考える必要があった
・考えた内容をできるだけ同じように実行してもらうため言葉と図でわかりやすく説明する必要があった

ということが原因にあったと前回書きました。

これについてもう少し書いていきたいと思います。



▼ウェブシステムでないことで問題解決が複雑になった

「スタッフがExcelを編集し改ざんされないようにPDFにしてもらって公開する」という要望だけ聞くとなんということもない要望に思えますが、これに「複数の場所でしかも同一のExcelファイルを編集し合いそれを最終的にPDFファイルに変換してサーバーにアップする」という要望に変わると、途端に複雑な問題になりました。

Excelを共有ファイルなど社内ネットワーク上に置いて共同で編集しあうのが色々と面倒なのはよく知られていると思います。

これをExcelを使わずにウェブシステムを使うなら編集しあうことの問題は発生しませんし、またPDFの変換もExcelが編集できてしまうことへの対処でしたので不要になります。

ウェブを使わないことで、Excelの編集やPDF変換という工程が発生することで二重に編集合戦の問題が発生するため、スタッフによる手作業によってこれをどう解決するかの方法を検討する必要がありました。



▼私が今回主に使用するExcelやPDFの操作に習熟していなかった

私はIT・ウェブ系の人間ではありますが、ExcelやPDF操作の専門家ではありません。
IT関係者といわれるとExcelやPDFやコンピュータの専門家と思われてしまうのですが、やはり得意分野があります。

たとえば和食の料理人にフランス料理を作ってといわれているようなところがあり、ITを専門にしない人よりかは多少の知識はあるかもしれないですが、やはり知っているわけではなく、操作法や技術的な詳細を調べる必要がありました。

既存のツールを使うのでお金も時間もかからないと思われるのですが、結果としてはそんなことはありませんでした。



▼スタッフの行う日々の業務の流れの中でこれらのツールを連携させた使い方をかなり具体的に考える必要があった

ウェブシステムならInternet Explorerを開きお気に入りを開いてもらってログインしさえできれば、そのサイトの中だけで用事を済ませるように作ることできます。

ですが、ウェブを使わずにExcelやPDFを連携させてITシステムの代わりに仕組みを作ろうとする場合、それぞれのツールの使い方はもちろんこれらのツールで作成したデータが業務の中でどのように使われるのかを具体的に想定する必要があります。

たとえば

・データ入力されたExcelを社内で共有するのは、メールなのか、ウェブ経由のネットワーク・ストレージなのか、外部ウェブサービスなのか
・Excelで入力したデータをどのように各場所のスタッフ同士が一斉に編集し合えるようにするのか
・Excelのシート名やファイル名をどう簡単にでも規則的に付けてもらえるようにするのか
・ExcelからPDFの変換の方法を具体的な手順でどう簡単にできるのか


など山ほどあります。

もちろん、これらはウェブシステムの構築でも同じように考える項目ではあります。

ですが、それらは私の書くプログラミングの中で決して簡単でなくとも強制させることができます。
ひるがえって、スタッフにそれをお願いしようとするとなると、

・彼らの普段の業務フロー
・OSやツールのバージョン
・そうした環境の中でのツールの一般的な使い方
・一般的なITリテラシー


などを知った上で、どういうフローを考えれば一番ルールを守って目的のExcelやPDFを触ってもらえるかの検討が必要です。

ポイントは、確実に守ってもらうよう強制はできず、大体このくらいなら守ってくれるような方法を考えだすということを考えるのはとても選択肢の多い頭の痛い問題であるということでしょうか。



▼考えた内容をできるだけ同じように実行してもらうため言葉と図でわかりやすく説明する必要があった

最後は、いわゆるマニュアルづくりです。
これについては一般的なウェブシステムでも必須なものではあります。

ただ、私達IT系の人間は一般的にマニュアルを疎かにしがちなところがあります。
というのも自分たちが作るシステムなので一番理解しておりその考えは、マニュアルがわからない人が利用するものという考えを甘く考えがちであることと、理解して使ってもらえるように伝えることの難しさを甘く考えているからです。

フローを考えるところと同じで、いかにエンドユーザーである営業スタッフの振る舞いを想定し、しかも忙しい業務中に難しいものは極力読む気にならないという状態を想定して、

・一番理解して欲しいこと行って欲しいことを理解してもらえるような取っておきの一言・表現を選ぶ
・行って欲しいことを大きくした色を変えたり図を使ったり強調しすぎるくらい強調する
・とっつきやすいよう画像や図をできるだけ盛り込んだものにする
・一つの例ですべてのマニュアル操作ができるような物語性のあるものにする
・他で使ったことばを統一して使って困らないようにする


などを常に心がけるべきだと思うようになりました。


長々と書いてきましたが、当然反省もすでに出てきています。
次回はそうした反省などを書きたいと思います。
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by chintaikanfc | 2015-03-08 08:55 | システム